Требования к печати организации: размер, реквизиты и где её ставить
Печать перестала быть обязательной больше десяти лет назад, но никуда не делась: её по-прежнему просят на договорах, актах, доверенностях и справках. И почти всегда всплывает вопрос — а что вообще на ней должно быть и как она должна выглядеть.
Разбираем без воды: какие бывают печати, что на них указывают, какого они размера и куда ставится оттиск.
Обязательна ли печать у организации
Нет. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества не обязаны иметь печать — это изменил Федеральный закон № 82-ФЗ. Компания вправе её иметь, но тогда сведения о печати должны быть в уставе.
У индивидуальных предпринимателей печати не было обязательной никогда.
На практике это значит: документ без оттиска действителен, если на нём есть подписи уполномоченных лиц и все обязательные реквизиты. Отказ контрагента принять такой документ — вопрос его внутренних привычек, а не закона.
Но есть исключения. Печать всё ещё требуется там, где она прямо предусмотрена конкретным нормативным актом или формой документа: например, в трудовых книжках, на некоторых банковских документах, в отдельных формах отчётности.
Какие бывают печати
Обычно выделяют три вида.
Гербовая — с изображением Государственного герба. Право на неё имеют органы власти и организации, наделённые отдельными государственными полномочиями. Требования к таким печатям жёстко закреплены в ГОСТ Р 51511-2001: там прописаны и форма, и размеры, и состав текста.
Круглая печать организации — то, чем пользуется абсолютное большинство компаний. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены. То есть строгого ГОСТа на печать обычного ООО просто не существует.
Простая печать подразделения — вспомогательная: «для документов», «отдел кадров», «канцелярия». Ею заверяют внутренние бумаги и копии, но не подпись руководителя на договоре.
Что должно быть на печати
Поскольку жёсткого стандарта для коммерческих печатей нет, ориентируются на сложившуюся практику и на то, что печать должна однозначно идентифицировать организацию.
Печать ООО обычно содержит:
- полное фирменное наименование на русском языке
- организационно-правовую форму (ООО, АО)
- место нахождения — как минимум город
- ОГРН
- ИНН
Часто добавляют логотип или эмблему в центр. Акционерное общество по закону об АО должно иметь печать с полным фирменным наименованием и указанием места нахождения.
Печать ИП обычно содержит:
- слова «Индивидуальный предприниматель»
- фамилию, имя и отчество полностью
- ОГРНИП
- ИНН
- город
Герба и чужой символики на коммерческой печати быть не должно.
ООО и ИП — в чём разница
| Печать ООО | Печать ИП | |
|---|---|---|
| Обязательна | Нет, с 2015 года | Нет, никогда не была |
| В центре | Логотип, эмблема или сокращённое название | ФИО предпринимателя |
| Регистрационный номер | ОГРН | ОГРНИП |
| Форма | Обычно круглая | Обычно круглая |
| Типичный диаметр | 40–42 мм | 30–40 мм |
| Регистрация в госоргане | Не требуется | Не требуется |
Отдельно стоит сказать: печати нигде не регистрируются. Ни в налоговой, ни в полиции — обязательный реестр отменили ещё в начале двухтысячных. Единственное место, где печать имеет смысл зафиксировать, — устав организации и внутренний приказ.
Размер оттиска
Стандарта нет, но есть устойчивая практика: круглая печать организации — 40–42 мм в диаметре, печать ИП — 30–40 мм. Гербовые печати по ГОСТ Р 51511-2001 делают диаметром 40, 45 или 50 мм.
Почему это важно не только для заказа печати. Когда оттиск переносят в электронный документ, размер часто теряется: печать растягивают на треть листа или, наоборот, уменьшают до пятака. И то и другое сразу видно — документ выглядит собранным в редакторе.
В app.podpis-pechat.ru есть кнопка реального размера: печать выставляется в 40 мм, как на бумаге. Дальше её можно подвинуть, но масштаб останется правдоподобным.
Куда ставить печать по ГОСТу
Здесь стандарт есть, и он важнее, чем требования к самой печати. ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает «печать» как отдельный реквизит документа под номером 24.
Ключевое правило: оттиск проставляется, не захватывая собственноручной подписи. То есть ниже подписи, на свободном месте, чтобы подпись читалась.
Это изменение по сравнению со старым ГОСТ Р 6.30-2003, где предписывалось наоборот — частично закрыть должность и часть подписи. Многие до сих пор ставят по-старому, и ошибкой это не считается: сам ГОСТ носит рекомендательный характер, организация решает, применять его или нет.
Если на документе есть отметка «М.П.» — печать ставится строго туда. На финансовых документах, личных документах граждан и статистической отчётности — только в место, обозначенное «М.П.».
Подробнее про конкретные документы — в статье Как поставить печать на договор.
На какие документы ставят печать
Исчерпывающего списка в законе нет. Росархив в методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016 привёл примерный перечень:
- акты — приёмки работ, списания, экспертизы
- архивные справки
- документы налоговой отчётности
- заявления — на аккредитив, об отказе от акцепта
- гарантийные письма
- платёжные и банковские поручения
- реестры чеков и поручений в банк
- сметы расходов
- соглашения
- справки — о зарплате, о страховых выплатах
- уставы организаций
- удостоверения
Перечень не закрытый: организация может расширить или сократить его собственным приказом. Это, кстати, полезная практика — один внутренний документ снимает половину споров о том, где печать нужна, а где нет.
Если оттиск нужен в электронном виде
Стандартная ситуация: документ пришёл в PDF, печать физически лежит в офисе, а отправить надо сейчас.
Порядок такой:
Шаг 1. Поставь оттиск на чистый белый лист. Не на клочок, не на исписанную бумагу — на ровный лист.
Шаг 2. Сфотографируй сверху, при дневном свете, без тени от руки и телефона.
Шаг 3. Загрузи фото в сервис — фон уберётся автоматически, останется только оттиск с прозрачным фоном.
Шаг 4. Размести печать на документе и выставь реальный размер.
Печать сохранится в личной библиотеке, и в следующий раз фотографировать заново не придётся. Про подготовку хорошего оттиска подробно писали в статье Как убрать фон у печати.
Сами документы нигде не сохраняются — обрабатываются и сразу удаляются. В библиотеке лежат только печати и подписи.
Первые три документа бесплатно, без карты.
Частые вопросы
Нужно ли регистрировать печать? Нет. Обязательной регистрации печатей в России нет. Если организация решила использовать печать, сведения о ней указывают в уставе.
Есть ли ГОСТ на печать ООО? Нет. Государственный стандарт есть только на гербовые печати — ГОСТ Р 51511-2001. Технические требования к печатям без герба нигде не закреплены.
Можно ли иметь несколько печатей? Да. Кроме основной круглой часто заводят вспомогательные — «для документов», «для счетов-фактур», печати филиалов. Порядок их использования лучше закрепить приказом, иначе легко получить оттиск не той печати на договоре.
Обязательно ли печать круглая? Для коммерческих организаций форма не регламентирована. Но круглая — сложившийся стандарт, и любая другая форма вызывает у контрагентов вопросы.
Что делать, если печати нет вообще? Работать без неё. Документ действителен при наличии подписей уполномоченных лиц. Если контрагент упорно требует оттиск, проще один раз объяснить со ссылкой на 82-ФЗ, чем заказывать печать ради одного договора.
Можно ли поставить печать на документ с телефона? Да. Сервис работает в браузере на iPhone и Android, устанавливать ничего не нужно.
Коротко
Печать для ООО и ИП необязательна с 2015 года. Жёсткого стандарта на коммерческие печати нет — есть сложившаяся практика: круглый оттиск 40–42 мм с наименованием, ОГРН, ИНН и городом.
Что действительно стандартизировано — это куда её ставить. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 оттиск не должен перекрывать подпись, а при наличии отметки «М.П.» ставится строго в неё.
Если печать нужна на электронном документе — оттиск можно перенести с фотографии за минуту.
Читайте также
Первые три документа бесплатно, без карты.
Поставить печать на документ →