Как поставить печать и подпись на УПД онлайн

Инструкция · сервис «Подпись и Печать»

УПД подписывают чаще, чем любой другой документ: каждая отгрузка, каждая оказанная услуга. И каждый раз — распечатать, собрать подписи, шлёпнуть печать, отсканировать, отправить.

Разбираемся, кто и где должен расписаться в УПД, нужна ли на нём печать, и как оформить документ, если принтера под рукой нет.

Что такое УПД и зачем он нужен

Универсальный передаточный документ — это форма, которую ФНС предложила ещё в 2013 году письмом № ММВ-20-3/96@. Смысл в том, чтобы вместо двух бумаг — счёта-фактуры и накладной (или акта) — оформлять одну.

Важный момент: форма рекомендательная, а не обязательная. Никто не заставляет переходить на УПД, и отказ его применять не влечёт последствий. Компании выбирают сами и закрепляют решение в учётной политике.

Статус 1 и статус 2 — в чём разница

В левом верхнем углу УПД есть поле «Статус», и от цифры в нём зависит, что это вообще за документ.

Статус 1 — УПД работает одновременно как счёт-фактура и как первичный документ. Заменяет собой сразу и счёт-фактуру, и накладную или акт. Является основанием для вычета по НДС.

Статус 2 — только первичный документ, замена накладной или акта. Счёт-фактуру не заменяет и права на вычет не даёт. Этот вариант обычно используют те, кто не работает с НДС — например, на упрощёнке.

От статуса зависит и количество подписей: у документа со статусом 1 их больше.

Кто и где ставит подписи

Это то место, где чаще всего ошибаются. Разберём по строкам.

Со стороны продавца:

Строка 10 — «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал». Расписывается тот, кто фактически передал: кладовщик, водитель, менеджер.
Строка 13 — «Ответственный за правильное оформление сделки». Если это тот же человек, что в строке 10, повторно расписываться не нужно — достаточно указать, что лицо то же.

Со стороны покупателя:

Строка 15 — «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял». Расписывается тот, кто принял.
Строка 18 — «Ответственный за правильное оформление сделки». Как и в случае со строкой 13, при совпадении лиц дублировать не нужно.

Дополнительно для статуса 1. Поскольку документ работает и как счёт-фактура, его подписывают руководитель организации и главный бухгалтер — либо уполномоченные лица. Полномочия должны подтверждаться доверенностью или внутренним приказом.

Для ИП — подпись самого предпринимателя.

Подписи относятся к обязательным реквизитам. УПД без них может быть признан недействительным, а по документу со статусом 1 покупатель рискует вычетом.

Нужна ли печать на УПД

Короткий ответ: нет, не обязательна.

Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов нарушением не является и не влечёт отказа в вычете НДС по УПД со статусом 1. Это прямо следует из приложений к тому же письму ФНС и из п. 2 ст. 169 НК РФ.

В самой форме УПД поле «М.П.» предусмотрено — и именно поэтому многие бухгалтеры по привычке требуют оттиск. Юридически это требование не обязательное, но спорить с контрагентом обычно дороже, чем поставить печать.

Плюс отдельный аргумент: с 2015 года ООО и АО вообще не обязаны иметь печать. Если у компании её нет, УПД действителен и без неё.

Практический вывод: печать на УПД — вопрос не закона, а договорённости с контрагентом. Есть печать — ставь, спокойнее пройдёт приёмку. Нет — документ всё равно действителен.

Важно: бумажный УПД и электронный — это разные вещи

Тут надо быть точным, потому что путаница дорого обходится.

Электронный УПД — тот, который передаётся через оператора ЭДО в формализованном формате. Он подписывается только квалифицированной электронной подписью (КЭП). Никакая картинка подписи и никакой скан тут не подойдут — это требование закона, а не привычка.

Бумажный УПД — распечатанный документ с живыми подписями. Именно его стороны часто обмениваются сканами: подписали, отсканировали, отправили по почте, оригиналы дослали позже или при встрече.

Наш сервис работает со вторым сценарием: помогает быстро оформить документ, когда нужно поставить подпись и печать и отправить скан контрагенту. Для ЭДО он не предназначен — там нужна КЭП.

Как оформить УПД с подписью и печатью онлайн

Обычный путь: распечатать, подписать, поставить печать, отсканировать. Если принтера нет или ты не в офисе — цепочка встаёт.

Шаг 1. Открой app.podpis-pechat.ru и загрузи УПД — PDF, Word, Excel или фото документа.

Шаг 2. Добавь подпись: распишись на белом листе, сфотографируй, загрузи. Фон уберётся автоматически.

Шаг 3. Добавь печать тем же способом — фото оттиска на чистом листе.

Шаг 4. Размести подписи по нужным строкам — 10, 13 со стороны продавца, 15, 18 со стороны покупателя. Печать — рядом с полем «М.П.».

Шаг 5. Скачай готовый PDF и отправь контрагенту.

Подписи и печати сохраняются в библиотеке — при следующей отгрузке фотографировать заново не нужно, добавляются в один тап. Это заметно, когда УПД оформляешь несколько раз в неделю.

Первые три документа бесплатно, без карты.

Куда ставить печать на УПД

Если в форме есть поле «М.П.» — строго туда. Обычно их два: со стороны продавца и со стороны покупателя.

Если поля нет, печать ставят внизу, рядом с подписью и расшифровкой, слегка перекрывая подпись — примерно на четверть. Оттиск, стоящий отдельно в стороне, выглядит так, будто печать поставили на пустой бланк заранее.

Размер — реальный: у организаций круглая печать обычно около 40 мм в диаметре, у ИП 30-35 мм. Растянутый на треть листа оттиск сразу выдаёт документ, собранный в редакторе.

Частые вопросы

Обязательно ли применять УПД? Нет. Форма рекомендательная. Можно продолжать работать связкой «счёт-фактура + накладная». Если переходишь на УПД — закрепи это в учётной политике.

Можно ли ставить печать на УПД со статусом 2? Можно, но так же необязательно, как и на статусе 1. Правило одно для обоих.

Что если подписант — не директор? Нужна доверенность или приказ, подтверждающий полномочия. В самом УПД указывается должность и расшифровка подписи.

Примет ли контрагент скан УПД? В повседневной практике — да, так работает большинство. Юридически это надёжнее, когда в договоре прописан пункт об обмене документами по электронной почте. Подробно разбирали в статье Имеет ли юридическую силу подпись и печать, поставленные онлайн.

Подойдёт ли этот способ для ЭДО? Нет. В электронном документообороте УПД подписывается квалифицированной электронной подписью. Сервис закрывает бумажный сценарий и обмен сканами.

Можно ли оформить УПД с телефона? Да, всё работает в браузере на iPhone и Android, устанавливать ничего не нужно.

Коротко

В УПД обязательны подписи: со стороны продавца — строки 10 и 13, со стороны покупателя — 15 и 18. Для статуса 1 добавляются руководитель и главный бухгалтер.

Печать не обязательна — её отсутствие не нарушение и не повод для отказа в вычете. Но контрагенты её по-прежнему ждут, поэтому проще поставить.

Для ЭДО нужна КЭП. А если работаешь с бумагой и сканами — подпись и печать можно поставить онлайн за минуту, без принтера.